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発注プロセスが進んでいるが契約まで至っていないベンダからFOする方法

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 どのタイミングで見るメモか

ベンダーとのやり取りで下記がすでに実現されている。

  •  ベンダからWBSおよびスケジュールが提出されている。
  •  ベンダーから見積もりをもらっている。この見積もりはBOMレベルで詳細になっている。
  • 契約書は結んでいないが下調べや準備作業が進んでいる。

この時点でベンダー側およびこちら側の発注確定の意識は、90%確定である。

しかしグローバルもしくは他の介入により仕事の発注が難しくなってきた。このような原因としては次の3つが挙げられる。

  • プロジェクトの停止
  • プロジェクトの延期
  • プロジェクトは実施されるが別のベンダの導入

明らかに別のベンダが導入を担当する場合にはすぐに連絡を入れればよい。この場合の確認項目は下記の通り。

  • グローバルベンダから見積もりが来た
  • デザインが出ている
  • roadmap, scheduleが出ている
  • procurementに問題がない
  • オンサイトの仕事が必要とされていない
  • グローバルベンダ内で完結する(サブコントラクタがいない

 

問題となるのはグローバル側で担当するといいつつ実現性がない場合である。

  • 契約が進んでいない
  • ロードマップが出てこない
  • スケジュールに無理がある
  • カントリーリスクがある
  • ベンダーサービスが特定の国に適用されない→サービス契約で確認することが可能

この場合、正式にローカルベンダ側に発注がないことを伝えるタイミングを読むことが難しい。

切る方向に話をもっていく

Rule

  • 今後の付き合い方から方向性を明確にする。
  • Not hard landing but soft landing

今後の付き合いを考える。

今後そのベンダとの自分が望むあるいは予想される付き合い方を考える。

もう必要ない

将来がわからないことを考えると、絶対に付き合いがないということはありえない

現時点ではない

現時点ではないことははっきりしている。また長期的、短期的に見てもベンダが該当プロジェクトい入る余地はない。しかし他のプロジェクトで入る可能性がある。

長期的にない

 予算関連の問題で一年以上はないことが予想される。

短期的にない。

システム導入が必須であるが、何らかの理由により凍結されている(承認プロセスの変更、グローバル側担当者が休暇など)。

Not hard landing but soft landing

時間をかける

切る期間の全体を見渡して、4回程度に分けてメッセージを伝える。

少しずつ関係をうすくする

  • まずは変更があったことを伝える。ただし詳細な情報はまだ落ちていて来ていない。
  • 次に新しいベンダーが入る可能性があることを伝える。
  • 3回目では新しいベンダー側で契約の進捗が進んでいることを伝える。
  • 最後に正式に新しいベンダになったことを伝える。

向こうから質問が来るように仕向ける

  • メールの返答を遅らせる
  • 契約書関連の作業を遅らせる
  • 仕事の依頼を減らすもしくは限定的にする。

使用するメディア

メッセージを伝えるメディアとしては以下の3つがある。

  • メール
  • 電話
  • face to face

またメッセージを伝える相手は3種類

  • 担当者レベル(project manager)
  • 営業
  • 相手側マネージメント

まずは担当者レベルで電話レベルで話をすることが望ましい。その場合も改めて電話をするのではなく、質問をするように仕向けさせて、相手からの質問に対する回答という形式で伝える。この場合は相手側にも予測が立っているので冷静な話ができる=対策を練りやすい。

メールでいきなり発注を切るという話はハードランディングなので避けるべきである。今後の関係に悪い影響を及ぼし、たとえば必要なサービスを受けられない、レベルの高いリソースのアサインができないということが生じる。

Decision Makereへのアプローチ

ベンダー側が気になるのは次の2点である。

  • – タイムライン
  • Decision Maker

ベンダーによっては意思決定責任者に直接アプローチをしたがる可能性がある。ベンダー側からのアプローチを避けるためにはベンダーと意思決定責任者の間に”距離”を作っておく。

距離は次の3つで調整ができる。

  • 物理的距離
  • 言語的距離
  • ポジション

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